A legnépszerűbb szoftveres megoldások közül mindenkinek ismerősen cseng a Microsoft Teams, Zoom, Webex, Google Meets, Discord platformok, ugyanakkor mindenki tapasztalta már a gyenge minőségű, akadozó hangátvitelt, rossz beszédérthetőséget, technikai problémákat és a meeting stresszt is. Ezeket jelentősen csökkenthetjük a szakterülethez értő, a piaci eszközöket folyamatosan szondázó-szűrő audiovizuális szakcégek bevonásával. A videokonferencia hívások elterjedésével párhuzamosan rengeteg eszköz jelent meg a piacon, sokszor kiforratlan hardveres és szoftveres megoldásokkal, amelyeket folyamatosan javítanak szoftver frissítések segítségével. Érdemes a piacon már bevált, hardveresen és szoftveresen is érett eszközöket, soft-codec videókonferencia platformokat választani. 

Ahhoz, hogy a hibrid tárgyaló terünk az elvárásoknak megfelelően tökéletes élményt nyújtson, alapos tervezés és szakszerű kivitelezés szükséges. A tervezés magában foglalja az elérendő célnak megfelelő eszközök kiválasztását, teremakusztikai modellezést (EASE), beszédérthetőségi mérések elvégzését, de szükséges a dolgozók notebook csatlakozó portjainak ismerete is. Gyakori hiba, hogy nincs elég USB port a számítógépeken, vagy egyszerűen nem akarnak kábeleket látni az asztalon a céges clean desk policy előírás miatt. Általánosságban elmondható, hogy minél jobban csillapított a terem visszhang (akusztikai kezelés), illetve minél több olyan eszközt használunk, amelyek kifejezetten ezekre az alkalmazásokra vannak kifejlesztve, annál jobb a távoli félnél a tárgyalóban ülők beszédérthetősége. Nagy hangsúlyt kell fektetni például a természetes hatású full-duplex kommunikáció megteremtésére, valamint a mikrofonokból érkező visszhang lehető legmagasabb fokú kioltására AEC (Acoustic Echo Cancellation) funkció segítségével, amelyekhez érdemes professzionális DSP processzorokat alkalmazni.